Cara Ampuh Mencegah Email Masuk ke Folder SPAM

oleh Mas Panda | Marketing, Techno

Mencegah email masuk ke folder SPAM tanpa kita sadari merupakan trik penting dalam dunia tekno. Dengan trik ini, kita bisa mencegah informasi penting untuk tidak terlewatkan. Atau untuk pelaku email marketing, kita memastikan bahwa pesan kita masuk ke email penerima.

Pasalnya, beberapa pesan bisa tidak terbaca bukan hanya karena masuk ke folder Inbox/ Primary, tapi justru masuk ke folder SPAM. Pada umumnya, ada beberapa indikator yang digunakan oleh penyedia layanan email dalam proses pengkategorian email sebagai spam.

Kendati begitu, pengguna juga bisa melakukan pengaturan mandiri untuk menentukan prioritas dan kebutuhan. Kita bisa melakukan pengaturan pada layanan email yang kita gunakan untuk mencegah email penting masuk ke SPAM.

A. Penyebab Email Masuk Spam

Sebelum mencegah email masuk ke Spam, penting untuk mengetahui apa saja penyebab email kita berakhir di folder Spam :

1. Penerima Menandai Email sebagai Spam

Penyebab pertama mengapa email masuk spam adalah karena penerima menandai email sebagai spam. Awalnya email mungkin baik- baik saja dan berhasil masuk ke Inbox.

Namun, jika beberapa penerima menandai email sebagai spam, maka mau tak mau email berakhir di folder spam. Untuk meminimalisir terjadinya hal ini, marketer sebagainya mempertimbangkan frekuensi kirim email dengan tepat, serta memastikan konten menarik untuk penerima.

2. Tidak Mempunyai Izin dari Penerima Email

Dalam posisi user, bayangkan bagaimana reaksi Anda jika mendapatkan email dari orang tidak dikenal? Anda punya kecenderungan untuk mengabaikannya dan menganggapnya sebagai spam.

Untuk itu, sebelum mengirim email, pastikan untuk mengkonfirmasi izin kepada pemilik email lebih dulu.

Dalam campaign email marketing misalnya, Anda bisa memanfaatkan fitur formulir berlangganan seperti berikut ini :

Penggunaan formulir berlangganan akan membantu mengumpulkan list building sekaligus meyakinkan audiens bahwa email yang masuk adalah sesuai dengan keinginan mereka.

Tak berhenti sampai disitu, di campaign email marketing ANda perlu memulainya dengan menginformasikan penerima bahwa email ini dikirim dari pengisian formulir berlangganan.

3. Subjek Email Tidak Relevan

Penyebab selanjutnya mengapa email masuk ke spam adalah subjek email yang tidak relevan dengan konten email. Atau bisa dibilang, judul email mengandung click bait atau klaim berlebihan.

Judul clickbait akan membuat banyak penerima merasa tertipu. Dengan begitu, besar kemungkinan email akan ditandai sebagai spam.

Beberapa contoh judul seperti, “Konfirmasi Pesanan Anda” atau “Segera Ambil Tindakan Hari Ini Juga”.

Sekilas pesan tersebut membuat kita langsung terpancing mengambil tindakan dan deg- degan. Namun apa yang terjadi kalau isinya tidak sesuai dengan yang kita harapkan? Ternyata penawaran produk terselubung? Hmmm… tentu ini sangat menyebalkan dan membuat Anda auto kesal.

4. Konten Email Terjaring Filter Spam

Pada dasarnya, setiap provider email akan menyaring email berdasarkan elemen tertentu di dalamnya. Saat konten email mengandung elemen yang mirip dengan email- email spam, bisa otomatis masuk ke folder spam.

Beberapa elemen yang menjadi pemicu filter spam ini antara lain :

• Berisi banyak pengulangan kata- kata seperti Gratis, Tanpa Biaya, dan Harga Terendah.
• Konten mengandung banyak tanda seru atau tanda dolar berturut- turut.
• Mengandung kata- kata dengan banyak spasi atau tanda baca yang tidak perlu.
• Kata- kata dengan HURUF KAPITAL SEMUA.

Dalam prakteknya, kita mungkin menggunakan kata- kata seperti ‘gratis’. Ini sulit marketer hindari, terutama jika tujuan email memang untuk campaign promosi. Namun tentu saja, hindari terlalu banyak pengulangan kata tersebut.

Sebagai alternatif, marketer juga bisa menggunakan kata- kata sinonim, seperti ‘dapatkan cuma- cuma’ atau ‘harga paling gila’, agar aman dari filter.

5. Tanpa Link Berhenti Berlangganan

Salah satu komposisi penting dalam campaign email marketing adalah adanya opsi berhenti berlangganan. Karena jika fitur ini tidak tersedia, sama saja ini pemaksaan agar pengguna terus menerus menerima email dari kita.

Selain itu, pengguna yang jengah dengan email kita justru terdorong untuk menandai email kita sebagai Spam. Nah, lho!

6. Email dengan Banyak Lampiran/ Lampiran Mencurigakan

Banyak lampiran bisa menjadi penyebab email masuk spam. Terlebih jika file lampiran mencurigakan, bisa dianggap mengandung malware dan virus.

Jika memang harus menyertakan lampiran di email, hindari terlalu banyak. Untuk file PDF misalnya, Anda bisa mencoba untuk menggunakan software untuk menggabungkan beberapa file menjadi satu file sekaligus. Atau bisa juga, mengunggahnya lebih dulu ke Google Drive atau DropBox, lalu menyisipkan link konten di email.

Metode ini jauh lebih aman karena melalui proses scan virus dan konten email menjadi lebih ringan. Alhasil, kemungkinan email masuk ke folder spam pun lebih kecil.

7. Menggunakan Struktur Email yang Tidak Tepat

Agar efektif, campaign email marketing harus dibuat semenarik mungkin dengan struktur yang juga harus baik. Penting untuk mengatur setiap elemen, seperti gambar, video atau font tulisan dengan rapi.

Beberapa tips yang dapat Anda implementasikan antara lain :

• Pilih font yang terbaca jelas di berbagai platform. Misalnya saja Verdana, Arial, dan Georgia.
• Maksimalkan ukuran konten pada email dengan ukuran yang mempermudah user dalam membaca, yaitu 600 dan 800 pixel.
• Pastikan konten mobile friendly. Dengan begitu, konten bisa terbaca dengan nyaman di berbagai device.
• Hindari menggunakan Javascript dan Flash secara berlebihan. Pasalnya, ini bisa membuat email dilihat sebagai vektor dan berpotensi masuk ke filter spam. 
• Gunakan kode HTML atau CSS yang bersih dan ringan.

8. Nama Pengirim Mencurigakan

Nama pengirim yang mencurigakan juga bisa menjadi alasan selanjutnya mengapa email masuk spam. Ini bisa terjadi karena kesalahan saat input. Misalnya saja jika kita menggunakan plugin contact form dan terjadi typo saat memasukkan alamat.

Selanjutnya, plugin akan bekerja  mengirimkan email secara otomatis sesuai pengaturan sebelumnya. Jika input nama tidak tepat, akan terjadi kesalahan nama saat dikirimkan.

Untuk mencegah ini terjadi, pastikan Anda melakukan test kirim email setelah Anda melakukan pengaturan formulir. Jika semua berjalan dengan lancar dan tidak ada kesalahan, Anda bisa melanjutkan aktivitas campaign selanjutnya.

9. Lakukan Pengaturan Autentikasi Email Otomatis dengan Tepat

Saat menggunakan layanan email otomatis, email akan terkirim menggunakan nama domain Anda. Sayangnya, email ini bisa dianggap spam oleh penerima jika pengaturannya tidak pas. Untuk itu, Anda perlu melakukan pengaturan autentikasi email dengan tepat.

Ada beberapa cara autentikasi email yang bisa Anda lakukan, yaitu DKIM (Domain Key Identified Mail) atau SPF (Sender Policy Framework).

DKIM bekerja memverifikasi email dengan memberi kunci enkripsi dan tanda tangan digital. Sedangkan SPF bekerja dengan cara memverifikasi alamat IP pengirim terhadap daftar IP yang dituju.

B. Cara Mencegah Email Masuk Folder Spam untuk Penerima

Ada dua cara yang bisa kita gunakan untuk menangkal pesan masuk ke folder SPAM. Keduanya tujuannya sebenarnya sama, yaitu menyangkal label spam yang sudah diberikan oleh provider email terhadap pengirim.

A.1 Tandai Bukan Spam

Berikut langkah- langkahnya :

1. Buka Gmail dari perangkat komputer atau laptop.
2. Masuk ke bagian folder email Spam.
3. Buka email yang ingin disangkal dari folder Spam, kemudian di bagian atas halaman, pilih ‘Not Spam’ atau ‘Bukan Spam’.
4. Tambahkan pengirim pesan ke Contact List untuk menghindari email dari pengirim yang sama masuk ke folder Spam.

Atau yang kedua, Anda bisa melakukan pengaturan agar daftar kontak yang Anda inginkan terfilter dari daftar Spam.

A.2 Daftarkan Nama Kontak

Metode kedua sedikit lebih rumit, tapi bisa kita gunakan untuk melakukan filter spam multiple kontak sekaligus dalam satu waktu. Berikut langkah- langkahnya :

1. Masuk ke akun Gmail.
2. Klik bagian Pengaturan dengan icon Roda Gigi di bagian kanan atas, pilih ‘Lihat Semua Setelan’ (See All Setting).
3. Pilih tab ‘Filter dan Alamat yang Diblokir’ (Filter & Blocked Addresses), kemudian ‘Buat Filter Baru’ atau ‘Create New Filter’
4. Di bagian ‘Dari’, tulis alamat email pengirim yang ingin Anda kecualikan dari Folder Spam. Selanjutnya, pilih ‘Buat Filter’ (Create Filter)
5. Centang opsi ‘Jangan Kirimkan ke Spam’ dan ‘Terapkan Juga Filter untuk Mencocokkan Spam’.

C. Cara Mencegah Email Masuk Spam untuk Email Marketer/ Pemilik Bisnis

Di sisi yang lain, sebagai seorang email marketing, tentu Anda paling tidak suka kalau email Anda juga berakhir di folder spam. Agar ini tidak terjadi, ada beberapa hal yang perlu Anda ketahui sejak awal.

Berikut adalah tips- tips yang bisa Anda terapkan agar email tidak lagi masuk ke Spam :

1. Buat Identitas Pengirim yang Terpercaya

Langkah pertama untuk mencegah email masuk ke spam adalah dengan membuat identitas pengirim yang terpercaya. Identitas pengirim ini terdiri dari alamat IP pengirim dan nama domain.

Oleh sebab itu, sebisa mungkin Anda harus membuat IP dan domain dengan kredibilitas yang baik. Salah satu trik yang bisa Anda terapkan adalah memilih ISP (Penyedia Layanan Internet) terpercaya dan mengirim pesan dari email domain.

2. Autentikasi Email dengan DKIM, SPF dan DMARC

Sebelum menjalankan campaign email marketing, penting memastikan kredibilitas keamanan dari pengirim email. Untuk itu, perlu melakukan autentikasi email dengan tepat.

Beberapa metode autentikasi yang bisa kita gunakan antara lain : 

• DKIM (Domainkeys Identified Mail), yaitu metode autentikasi domain melalui tanda tangan kriptografi yang tersedia untuk publik. Tanda tangan ini akan diverifikasi di sisi penerima menggunakan DNS.
• SPF (Sender Policy Framework), yaitu metode autentikasi berbasis alamat IP yang digunakan untuk membandingkan IP pengirim terhadap IP yang dituju. 
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance), yaitu autentikasi dengan protokol yang bertujuan mengurangi phising dan spoofing email. Metode ini memungkinkan pengirim untuk menentukan bahwa email mereka terautentikasi dengan tepat menggunakan data DKIM dan SPF.

3. Mengirim Email dengan Persetujuan Subscriber

Sebelum campaign email terkirim secara rutin layaknya newsletter, penting untuk mendapatkan persetujuan penerima untuk berlangganan layanan email. Hal ini merupakan bentuk konfirmasi bahwa sang penerima bersedia menerima email dari Anda.

Seperti yang Panda jelaskan di atas, Anda bisa menggunakan metode form opt-in di website untuk aktivitas link building dan mendapat persetujuan subscriber.

4. Kirim Welcome Email

Setelah seseorang mengisi email mereka di layanan email marketing Anda, segera lah mengirimkan ‘Welcome Email’. Welcome Email atau email selamat datang sebaiknya dikirim kurang dari 24 jam usai sign up.

Welcome Email selain sebagai intro awal dari campaign, juga sekaligus menjadi pengingat penerima bahwa campaign Anda terkirim atas permintaan penerima. Dengan begitu, jangan mengirim jenis email ini terlalu lama dari waktu mendaftar pertama kali.

5. Hindari Penggunaan Spam Word

Spam word adalah sekumpulan kata- kata yang sering digunakan oleh email- email spam. Menggunakan kata- kata ini terlalu banyak bisa membuat email Anda masuk ke folder spam. Hal ini terjadi karena filter mendeteksi konten spam di email.

Kata- kata spam ini antara lain Gratis, Tanpa Biaya, Harga Termurah, Free Trial, Diskon, dsb.

6. Tambahkan Opsi Unsubscribe

Dalam email marketing, penting untuk menambahkan opsi Unsubscribe. Pasalnya, penerima email sudah selayaknya mempunyai opsi untuk berhenti berlangganan, alias melakukan unsubscribe.

Jika marketer menghilangkan bagian ini, filter spam dari penyedia layanan email akan secara otomatis menandai email sebagai spam.

7. Memantau Reputasi Email Pengirim & Email Blacklist

Setelah melakukan deretan tindakan di atas, yang tidak kalah penting adalah memeriksa reputasi email secara berkala. Pastikan reputasi email aman dan tidak diblokir.

Untuk mengecek reputasi email, Anda bisa menggunakan email reputation checker seperti https://reputationauthority.org.

Selain itu, pastikan juga email tidak masuk ke dalam Email Blacklist. Email Blacklist merupakan database dari domain dan IP yang telah dilaporkan karena melakukan tindakan spam. JIka domain dan IP sudah masuk daftar blacklist, tentu reputasinya sudah sangat buruk.

Beberapa tool yang bisa kita gunakan untuk memeriksa apakah domain masuk ke dalam daftar blacklist antara lain dengan tool gratis berikut :

• MXtoolbox
• DNSBL
• What Is My IP Address
• RBL Watcher
• Multirbl

8. Menggunakan SpamExpert

Jika Anda tidak ingin ribet- ribet dengan deretan tips di atas, cara ampuh yang bisa Anda gunakan adalah dengan spam Expert.

Saat mengirimkan email, terkadang email yang dikirimkan melalui email dari cPanel tidak masuk ke inbox, melainkan folder Spam. Ini bisa terjadi karena pengiriman email melalui hosting bersifat shared atau digunakan bersamaan dengan pengguna lain.

SpamExpert ini sendiri merupakan teknologi anti spam atau premium spam filtering yang berguna untuk meningkatkan keamanan pertukaran informasi lewat email.

Dengan SpamExpert Filtering ini, email Anda tidak akan lagi nyasar ke spam folder. Tentu saja dengan catatan bahwa konten email memang bukan bertujuan untuk spam ya.

Kesimpulan

Ada banyak penyebab mengapa email bisa masuk ke folder Spam. Dari penjelasan panjang Panda di atas, semakin mudah untuk kita memahami penyebab email masuk ke folder Spam atau Junk Email.

Selain itu, ada tips yang bisa langsung Anda praktekkan untuk mencegah email masuk ke Spam. Dengan menerapkan tips ini, semoga campaign email marketing Anda berjalan dengan lebih optimal lagi. Dan dari sisi pengguna, semoga Anda bisa memanfaatkan pengaturan filtering spam untuk membuat email- email penting tidak nyasar ke spam.

Semoga bermanfaat!