Dalam perannya sebagai personalia perusahaan, seorang HRD akan sangat terbantu saat memiliki software personalia yang berkualitas. Pasalnya, salah satu tugas seorang HRD tidak jauh- jauh juga dengan beberapa tugas administrasi personalia. Mulai dari mengelola data karyawan, absensi, penggajian dan lainnya.
Tentu saja ada opsi untuk mengerjakannya secara manual. Tapi, apakah ini menjadi efektif? Atau justru membuat HRD sibuk di hal administratif dan tidak fokus dalam mengelola sisi ‘human’ di perusahaan?
Apa itu Software Personalia?
Untuk sebuah perusahaan, software personalia adalah aset yang perannya sangat vital. Software ini membantu kinerja di divisi Human Resource menjadi lebih efektif dan efisien. Dengan begitu, staff HR akan lebih fokus dalam mengembangkan sisi ‘human’ perusahaan, dan bukan hanya berkutat dalam hal administratif.
Software personalia atau software HR merupakan aplikasi atau sistem manajemen yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola data karyawan. Mulai dari perekrutan hingga pengelolaan kinerja dan penggajian. Software ini bekerja membantu perusahaan dalam mengotomatisasi proses personalia, mengurangi waktu dan biaya yang terpakai untuk mengelola data karyawan secara manual.
Mengapa Perusahaan Perlu Menggunakan Software Personalia?
Saat ini penggunaan software personalia sudah menjadi bagian penting dalam manajemen karyawan. Software ini mampu menyederhanakan seluruh proses administrasi sehingga hasilnya lebih efektif dan efisien.
Selain itu, ada beberapa alasan lainnya mengapa perusahaan sangat perlu menggunakan aplikasi personalia. Apa saja? Antara lain sebagai berikut :
1. Memudahkan dalam Mendokumentasikan Data
Kehadiran software personalia akan sangat membantu perusahaan dalam mendokumentasikan seluruh data dalam satu tempat.
Mulai dari data diri, data penggajian, sampai dengan data kinerja karyawan. Selain mampu untuk mendokumentasikan data, HR juga akan lebih mudah dalam memperbarui data karyawan karena semua sudah terdigitalisasi.
2. Meminimalisir Human Error
Cara manual yang masih sepenuhnya mengandalkan manusia sangat rentan sekali terjadi human error. Kesalahan ini sendiri bisa berakibat fatal bagi perusahaan.
Namun, kesalahan ini bisa diminimalisir dengan penggunaan software HR yang sudah berbasis digital dan menggunakan sistem yang real time dalam update.
3. Data Tidak Mudah Dimanipulasi
Seperti yang dijelaskan oleh LinovHR, software personalia mampu menjaga kerahasiaan data-data karyawan dan administrasi perusahaan. Pasalnya, aplikasi ini menyediakan akses terbatas bagi para penggunanya.
Maksudnya akses terbatas di sini adalah hanya mereka yang ditunjuk sebagai admin lah yang bisa melakukan perubahan data. Dengan begitu, manipulasi data bisa lebih kita minimalisir.
4. Mempermudah Monitoring
Karena semua sudah berbasis digital, kegiatan monitoring kegiatan HRD secara menyeluruh pun bisa dilakukan lebih mudah, cepat, dan tepat.
Fitur dalam Software Personalia
Software personalia terus berkembang dan memiliki berbagai fitur canggih yang mendukung tugas HR. Beberapa fitur penting dalam software personalia ini antara lain :
1. Payroll
Fitur satu ini sangat handal untuk membantu pengelolaan penggajian karyawan agar berjalan tepat waktu. Dengan fitur ini, perhitungan gaji karyawan bisa dilakukan secara digital.
2. Reimbursement
Fitur ini sangat berguna untuk mendukung employee well being. Di mana perusahaan tidak lagi perlu pusing mengurus segala reimburse yang karyawan ajukan dan yang perlu perusahaan bayarkan kepada karyawan.
3. Performance Management
Fitur performance management akan membantu perusahaan dalam mengelola dan memonitoring semua kinerja karyawan. Nantinya fitur ini akan memberikan data analisis sejauh apa goals dan KPI perusahaan telah tercapai.
4. Competency Management
Tidak sampai pada pengelolaan kinerja saja, software personalia juga mengelola kompetensi karyawan. Semua kompetensi karyawan sesuai dengan unit kerjanya akan dikelompokkan dan juga dianalisis untuk mengetahui apakah terdapat ketimpangan atau tidak.
Dari sini, nantinya perusahaan bisa merencanakan pelatihan atau juga perekrutan karyawan sesuai kebutuhan.
5. Time Management
Seperti namanya, fitur ini berguna untuk mengelola waktu kerja karyawan. Di sini HRD bisa membuat jadwal kerja, mengatur shift kerja, cuti, sampai dengan mengakumulasikan jam kerja karyawan.
Fitur ini akan sangat berguna dalam hal penggajian karena seperti yang kita tahu, jam kerja adalah komponen gaji.
6. Personnel Administration
Ini adalah fitur yang mengatur database karyawan. Di sini HRD bisa mengatur segala direkotori terkait data karyawan. Dari data diri sampai dengan data terkait perjalanan karyawan di perusahaan, semua akan dikelola di sini.
Kesimpulan
Pengelolaan human resource adalah bagian penting dalam sebuah perusahaan. Dan tentu saja, saat pengelolaan data dan informasi karyawan berjalan secara manual, potensi error sedikit lebih besar dan menjadi tidak efisien.
Untuk itulah software personalia menjadi jawaban dari masalah yang kerap meresahkan HRD ini. Software personalia bisa membantu perusahaan mengelola data karyawan dengan lebih efisien, mengurangi risiko kesalahan manusia, mempercepat proses pengambilan keputusan, menghemat biaya, dan mematuhi peraturan dan kebijakan terkait dengan pengelolaan data karyawan.
Nah, sekarang Anda sudah lebih tahu tentang pentingnya software personalia serta fitur apa saja yang ada di dalamnya. Semoga artikel ini dapat membantu dan bermanfaat!
