Tutorial Lengkap Cara Menggunakan WhatsApp Business (WA Bisnis)
Sudah menggunakan WhatsApp Business alias WA bisnis? Sekalipun Anda merasa bisnis online yang Anda jalankan saat ini bersifat sampingan atau toko online kecil- kecilan, tidak ada salahnya mencicipi fitur bisnis dari WhatsApp ini.
Selain membantu memisahkan penggunaan WhatsApp secara personal dan bisnis, WA Business juga membantu Anda lebih optimal dalam melayani pelanggan. Tidak salah, WA Bisnis ini memang dirancang dengan fitur khusus yang membantu mempermudah layanan profesional.
Salah satu fitur menarik dibandingkan dengan WhatsApp biasa adalah kita dapat mengatur profil bisnis kita. Ini adalah langkah awal untuk memberitahu pelanggan terkait bisnis kita, jam buka, jenis usaha, alamat kantor, dan lainnya.
Simak ulasan Panda untuk tutorial memulai dan menggunakan WhatsApp Bisnis ini yaa..
Alasan Menggunakan WhatsApp Bisnis
Bukan hanya karena label bisnis nya saja yang membuat aplikasi WA ini cocok untuk bisnis. Melainkan juga karena fiturnya yang membantu pelayanan bisnis Anda menjadi lebih optimal.
Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa sebaiknya bisnis Anda mulai menggunakan WhatsApp Bisnis :
1. Memisahkan WhatsApp untuk Kebutuhan Pribadi dan Bisnis
Ada kalanya Anda ingin memisahkan mereka yang menghubungi Anda untuk keperluan pribadi, dan mereka yang menghubungi Anda untuk urusan bisnis, penawaran, dan jual beli. Dengan pemisahan ini, akun WA pribadi Anda akan menjadi akun personal yang lebih minim distraksi dari orang- orang asing.
Dari sisi bisnis, Anda juga akan lebih nyaman karena bisa membedakan saat bersikap sebagai pebisnis yang melayani pelanggan. Pengaturan kontak, gambar profil pun bisa Anda bedakan sesuai kebutuhan masing- masing. Sama halnya dengan update status.
Jadi tidak ada status pribadi yang bisa dilihat oleh orang- orang asing yang tidak benar- benar Anda kenal.
2. Lebih Profesional
Ini sudah pasti! Menggunakan WhatsApp Bisnis berarti Anda mendapat beragam benefit dari fitur bisnis di WhatsApp. Anda bisa setting greeting awal, dan chat template atau script pintasan yang membuat komunikasi lebih profesional.
Selain itu, dalam profil bisnis juga bisa menampilkan lokasi bisnis dan deskripsi singkat tentang bisnis Anda. Saat orang mengetuk profil Anda, mereka bisa melihat bahwa akun Anda adalah benar- benar akun profesional.
3. Mengatus Waktu Buka Tutup dan Jam Kerja
Fitur menarik dari WhatsApp bisnis adalah mengatur waktu buka tutup bisnis. Artinya, Anda juga bisa mengatur jam kerja staff atau Anda sendiri. Saat customer menghubungi Anda di luar jam kerja, Anda bisa mengaktifkan Pesan di Luar Jam Kerja.
Dengan begitu, customer akan tahu bahwa status akun sedang offline, dan Anda akan menghubungi customer kembali setelah online. Ini membuat customer tidak merasa diabaikan dan cenderung mau menunggu Anda merespon kembali.
4. Lebih Optimal dalam Melayani
Selain fitur chat template atau balas cepat, WhatsApp Bisnis juga dipersenjatai dengan fitur katalog dan label. Katalog akan membantu customer service mengirimkan katalog produk dengan cepat. Sedangkan label akan membantu customer service dalam mengelola chat pelanggan.
Labelling ini sendiri bisa Anda tentukan sesuai dengan kebutuhan. Misalnya saja membuat label berikut ini :
- New Customer
- Menunggu Pembayaran
- Siap Kirim
- Pesanan Selesai
Tutorial Membuat, Mengatur, dan Menggunakan WhatsApp Bisnis
A. Persiapan
Sebelum mulai mengatur profil bisnis Anda, pastikan Anda sudah tahu cara mulai menggunakan WhatsApp Business lebih dulu. Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu Anda siapkan sebelum membuat WhatsApp Bisnis :
- Kontak baru atau kontak khusus yang akan digunakan untuk WhatsApp Bisnis
- Jika ingin tetap menggunakan kontak lama, ini berarti konta Anda akan migrasi menjadi WhatsApp Bisnis (bukan WA personal lagi)
B. Membuat Akun WhatsApp Bisnis
Setelah melakukan persiapan di atas, ikuti langkah- langkah berikut ini untuk membuat akun WA Bisnis Anda :
- Unduh aplikasi WhatsApp Bisnis di Playstore, kemudian tap Instal
- Setelah terinstal, buka aplikasi WA bisnis
- Tap pilihan ‘Agree & Continue’ atau ‘Setuju dan Lanjutkan’
- Di langkah selanjutnya, Anda perlu memasukkan no HP yang akan menjadi kontak WhatsApp Bisnis Anda
- Setelah memasukkan no HP, WhatsApp akan mengirimkan sms kode verifikasi ke ponsel Anda
- Masukan kode verifikasi, lalu klik Lanjut
- Di langkah selanjutnya, WhatsApp bertanya apakah Anda mempunyai backup untuk dipulihkan. Jika akun ini benar- benar baru atau tidak mempunyai backup, Anda bisa memilih opsi ‘Nanti’.
- Done! Anda baru saja selesai membuat akun WhatsApp Bisnis Anda
C. Cara Mengatur Profil Bisnis di WhatsApp Business
Secara teknis memang Anda berhasil menginstal dan membuat akun WA Bisnis di smartphone. Namun ini tidak cukup. Anda perlu melanjutkan langkah- langkahnya dengan mengatur profil bisnis Anda.
Cobalah klik ikon tiga titik di kanan atas, disini Anda akan menemukan :
- Shortcut ke Fitur Bisnis
- Grup Baru
- Siaran Baru
- WhatsApp Web
- Pesan Berbintang
- Setelan
Karena di step ini kita akan berfokus pada pengaturan akun WhatsApp Bisnis, maka perhatian kita akan berada pada Setting dan Fitur Bisnis. Kita akan menyetel nama akun, informasi bisnis, dan juga profil bisnis.
- Tap bagian Fitur Bisnis dari ikon titik tiga di kanan atas, kemudian pilih Profil Bisnis.
- Ada beberapa bagian yang bisa Anda atur untuk melakukan perubahan pada akun WhatsApp Bisnis Anda.
- Untuk mengatur username atau nama bisnis, klik icon nama bisnis bergambar ikon orang (di contoh ini adalah Pandamedia Support)
- Beri informasi singkat seputar bisnis Anda di bagian Deskripsi atau ikon foto.
- Untuk lokasi, atur sesuai lokasi bisnis Anda. Disini, Anda bisa mengatur sesuai lokasi yang tampil di Google Map
- Kategori bisnis diisi sesuai dengan kategori bisnis Anda.
- Email dan alamat website diisis sesuai dengan alamat email dan website perusahaan/ brand.
- Untuk mengatur jam kerja atau waktu kontak online, tap ikon jam. Ada tiga pilihan di jadwal bisnis WA Bisnis, yang pertama adalah buka di jam tertentu, kedua selalu buka, dan yang terakhir, hanya dengan janji temu.
Untuk opsi pertama dan terakhir, Anda perlu menentukan lebih detail jam kerja di masing- masing hari. Geser tab di masing- masing hari, dan tentukan jam buka tutupnya sesuai waktu operasional kerja. - Di bagian paling akhir, Anda bisa menambahkan info singkat yang .
- Setelah semua selesai, klik Simpan.
D. Cara Mengatur Fitur Perpesanan di WhatsApp Bisnis
Ada empat fitur unggulan yang bisa Anda gunakan dalam Fitur Perpesanan WhatsApp Bisnis. Keempatnya yaitu :
- Pesan di Luar Jam Kerja, yaitu untuk membalas pesan secara otomatis di luar jam kerja.
- Salam, yaitu pesan yang otomatis muncul saat pelanggan baru menghubungi.
- Balas Cepat, yaitu pesan template yang sudah kita atur sesuai kebutuhan bisnis
- Label, yang bisa kita gunakan untuk mengelola chat dan pelanggan
Untuk melakukan pengaturan di segmen ini, mari kita lanjutkan artikel tutorial WhatsApp Bisnis dari Panda ini. Pastikan Anda sudah masuk di bagian Fitur Bisnis > Fitur Perpesanan untuk mulai masuk ke tutorial ini.
D1. Mengaktifkan Pesan di Luar Jam Kerja
- Untuk mengatur pesan di luar jam kerja atau offline message, tap ‘Pesan di luar jam kerja’.
- Aktifkan Kirim Pesan di Luar Jam Kerja dengan tab ikon sampai berwarna hijau.
- Atur pesan yang akan tampil saat customer menghubungi di luar jam kerja ( Bisa contek dari contoh Panda juga nih)
- Simpan
D2. Mengatur Salam/ Greeting di WhatsApp Business
- Untuk mengatur pesan Salam, tap ‘Salam’.
- Aktifkan Kirim Salam dengan tab ikon sampai berwarna hijau.
- Atur pesan yang akan tampil saat calon pelanggan menghubungi customer service.
- Simpan
D3. Mengatur Balas Cepat
Anda bisa menambahkan pesan balas cepat ini hingga sebanyak 50 pesan (sampai artikel ini diterbitkan). Pesan balas cepat ini sebaiknya adalah kalimat- kalimat dalam chatting yang sering muncul untuk menjawab atau memberi info penting kepada pelanggan.
Berikut ini adalah langkah- langkah untuk mengatur Balas Cepat di WhatsApp Business :
- Untuk mengatur pesan Balas Cepat, tap ‘balas Cepat’.
- Gunakan ikon bulat berwarna hijau dan tanda + untuk menambah pesan balas cepat.
- Atur pesan balas cepat dengan mengisi isi Pesan, pintasan (kode singkat yang menggambarkan) dan kata kunci untuk mempermudah (opsional).
- Simpan
D4. Mengatur Label
Label dalam WhatsApp Bisnis akan membantu Anda untuk mengelola chat dan pesan dengan mudah. Misalnya saja untuk menandai customer mana saja yang perlu follow up pembayaran atau customer yang sudah berhasil transaksi, tapi masih menunggu update nomer resi.
Tidak ada aturan khusus dalam membuat label ini. Artinya, Anda bebas menggunakannya sesuai kebutuhan. Yang penting, tujuan pelabelan harus mempermudah kerja staff dalam mengelola customer dan mengkategorikan Chat.
Untuk mengatur label di WA Bisnis, berikut ini langkah- langkahnya :
- Tap Label untuk mulai mengatur ‘Label’ WA Bisnis Anda.
- Gunakan ikon bulat berwarna hijau dan tanda + untuk menambah label baru.
- Tentukan nama Label baru Anda, dan klik Oke
E. Cara Menggunakan WhatsApp Bisnis
Setelah menyelesaikan pengaturan WhatsApp Bisnis, sekarang saatnya untuk mulai menggunakan akun bisnis Anda. Disini Panda akan membagikan cara menggunakan WA Bisnis ini ke dalam tiga bagian berikut ini :
- Chat dengan menggunakan Chat Template
- Cara menggunakan Label untuk menandai Chat
- Membuat Grup Baru
- Membuat Pesan Broadcast/ Siaran Baru
E1. Cara Menggunakan Balas Cepat
Chat di WA bisnis pada umumnya sama persis dengan chat WhatsApp personal. Hanya saja, Anda bisa memanfaatkan chat template atau balas cepat untuk mempermudah dan memaksimalkan komunikasi dengan customer.
Untuk penggunaan Balas Cepat, berikut ini langkah- langkahnya :
- Buka ruang chat
- Gunakan tanda “/” diikuti dengan nama pintasan untuk memunculkan pintasan balas cepat. Misalnya saja “/menunggu”, karena sebelumnya Panda sudah mengatur balas cepat untuk mengatur pesan menunggu ke pelanggan.
- Enter
E2. Menggunakan Label Chat
Setelah membuat label chat, tentu Anda ingin menggunakannya untuk mengoptimalkan pengaturan chat di akun WhatsApp. Untuk bisa menggunakan ini, berikut langkah- langkah memberikan label :
- Tap agak lama di salah satu room chat pelanggan yang ingin diberi label.
- Pilih ikon label di bagian menu atas.
- Tentukan label yang ingin Anda gunakan untuk menandai ruang chat, dengan memberi tanda centang.
- Simpan.
E3. Membuat Grup di WhatsApp Bisnis
Anda juga bisa membuat grup WhatsApp di WA Bisnis. Jika Anda membutuhkan pembagian tim atau kelompok kontan tertentu dalam berkomunikasi, pembuatan grup ini bisa menjadi solusi.
Langsung saja, berikut adalah langkah- langkah untuk membuat grup WA di WhatsApp Bisnis :
- Tap ikon tiga titik di bagian kanan atas, lalu pilih ‘Grup Baru’.
- Di halaman baru, Anda akan diarahkan untuk menambah anggota dari grup.
- Tambahkan anggota dengan mencari dan tap nama kontaknya di ponsel.
- Setelah penambahan anggota grup selesai, lanjutkan dengan klik ikon tombol panah.
- Tentuk nama grup dan foto profil grup (Contohnya di artikel Panda ini adalah ‘Content Writer’), lalu klik ikon centang.
- Done! Anda berhasil membuat grup WhatsApp di WA Bisnis.
E4. Membuat Pesan Broadcast
Pesan broadcast atau siaran sering kita gunakan untuk menginformasikan pesan tertentu kepada banyak pengguna sekaligus. Informasi ini bisa berupa promosi, informasi produk baru, atau perubahan waktu operasional. Untuk pelaku bisnis, fitur ini lumayan sering digunakan.
Cara membuat pesan siaran di WA Bisnis sama persis dengan di WA personal. Berikut ini adalah langkah- langkahnya :
- Tap icon pesan baru
- Pilih daftar kontak yang Anda pilih untuk menerima pesan siaran, lalu pilih ‘Siaran Baru’.
- Setelah muncul tampilan grup Broadcast, Anda dapat mengirimkan pesan siaran Anda Anda di kotak pesan, lalu tap ikon Enter untuk mengirimkan.
F. Fitur Lain yang Tak Kalah Pentingnya
Selain fitur pengaturan profil bisnis dan perpesanan, ada fitur lain yang tak kalah pentingnya, yaitu Enkripsi dan Keamanan Dua Langkah (Two-steps verification).
Secara default, pesan dan panggilan di WA Business terlindungi oleh prosedur enkripsi end-to-end. Dengan mengaktifkan notifikasi kode keamanan, Anda bisa mengetahui perubahan kode dari kontak yang menghubungi Anda.
Sedangkan dengan two step verification, Anda bisa melakukan pengamanan dua langkah dengan mengatur PIN. PIN ini nanti berupa 6 digit angka acak yang akan digunakna untuk verifikasi keamanan.
Kesimpulan
WhatsApp adalah media pesan instan paling populer di abad ini. Hampir semua orang yang mempunyai ponsel pasti menggunakannya karena kemudahannya dan keterikatannya dengan nomor HP.
Namun jika Anda menggunakan WA ini untuk keperluan bisnis, entah itu jualan online, atau customer service perusahaan, WhatsApp Bisnis adalah jawaban atas kebutuhan Anda untuk komunikasi yang lebih profesional dan efektif. Ada beragam fitur bisnis yang bisa Anda manfaatkan. Mulai dari Informasi Bisnis, Jam Operasional, dan fitur perpesanan yang mendukung komunikasi bisnis.
Sudahkah Anda menggunakan WhatsApp Bisnis?
