Dalam bisnis dan strategi marketing, penting sekali untuk melakukan benchmarking. Melalui proses benchmarking, perusahaan akan membandingkan suatu metrik tertentu yang tujuannya adalah meningkatkan produktivitas dan efektivitas kinerja perusahaan.
Untuk mencapai goal perusahaan kedepan, melakukan benchmarking akan memberi dampak signifikan. Itulah mengapa seorang marketer atau mereka yang berada di posisi strategi wajib memahami tentang apa itu benchmarking, cara kerjanya, jenis- jenisnya dan cara melakukannya.
Apa itu Benchmarking?
Benchmarking berasal dari bahasa Inggris ‘Benchmark’, yang mempunyai arti tolak ukur. Menurut Oxford Dictionary, pengertian dari Benchmarking adalah sesuatu yang bisa diukur dan digunakan sebagai standar yang bisa dibandingkan dengan hal- hal lain.
Menurut ilmu manajemen, benchmarking adalah upaya mengukur kebijakan perusahaan yang meliputi produk, program, strategi, dan hal lain dengan cara membandingkan dengan kompetitor perusahaan.
Dengan menggabungkan informasi tersebut dapat kita simpulkan juga bahwa Benchmarking adalah suatu proses perbandingan kinerja, metode, atau praktik bisnis suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang dianggap sebagai yang terbaik dalam industri atau sejenisnya.
Sederhananya, benchmarking adalah tolak ukur untuk menilai atau membandingkan sesuatu, mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dan mencari cara meningkatkan kinerjanya.
Tujuan Benchmarking
Tujuan utama dari benchmarking adalah meningkatkan kinerja perusahaan dengan cara membandingkan dan mempelajari praktek terbaik yang perusahaan lain lakukan. Selain itu, berikut adalah beberapa tujuan yang lebih luas dari praktek perbandingan kinerja ini.
1. Membidik Perbaikan Berkelanjutan
Tujuan utama dari benchmarking adalah menciptakan pondasi untuk perbaikan berkelanjutan. Bukan sebatas mencari titik lema, melainkan mengeksplorasi peluang untuk meningkatkan kinerja secara menyeluruh. Melalui proses membandingkan ini, perusahaan membuka jalan untuk pertumbuhan yang konsisten.
2. Peningkatan Efisiensi Operasional
Benchmarking bertujuan untuk mengoptimalkan efisiensi operasional. Dengan memahami dan mengadopsi praktik terbaik, perusahaan bisa menyesuaikan proses mereka untuk mencapai hasil maksimal dengan sumber daya yang ada. Ini mencakup peningkatan dalam hal produktivitas, pengelolaan waktu, dan alokasi sumber daya yang bijak.
3. Pemberdayaan Inovasi dan Kreativitas
Melalui proses benchmarking, perusahaan tanpa sadar telah menerapkan budaya kerja yang mengadopsi inovasi dan kreativitas. Mempelajari bagaimana perusahaan lain berhasil menciptakan solusi baru dan memecahkan masalah akan menginspirasi tim untuk lebih kreatif dan inovatif dalam produk atau layanan.
4. Meningkatkan Daya Saing
Tujuan tak terelakkan dari benchmarking adalah meningkatkan daya saing. Dengan memahami apa yang membuat perusahaan lain sukses, perusahaan bisa mengasah keunggulan kompetitif mereka. Tujuan ini melibatkan adaptasi dan penerapan strategi yang sesuai dengan kebutuhan pasar dan pelanggan.
5. Peningkatan Kepuasan Pelanggan
Sebagai hasil dari praktik terbaik yang diadopsi, tujuan lain dari benchmarking adalah meningkatkan kepuasan pelanggan. Dengan menyempurnakan proses dan memberikan nilai tambah, perusahaan bisa menjalankan excellent service dan pengalaman pelanggan yang lebih memuaskan.
6. Memahami Konteks Industri Secara Lebih Mendalam
Benchmarking memberikan peluang untuk memahami konteks industri secara lebih mendalam. Aktivitas ini bukan sekadar melihat angka-angka, melainkan meresapi esensi dari keberhasilan pesaing dan pionir industri. Dengan pemahaman ini, perusahaan dapat merencanakan langkah-langkah yang sesuai dengan tuntutan pasar.
Manfaat Benchmarking
Menurut buku Kekeliruan Manajer oleh Hadi Satyagraha, hakikat benchmarking adalah belajar dari pengalaman perusahaan lain. Saat aktivitas ini berjalan dengan baik dan konsisten, ada banyak manfaat positif yang perusahaan dapatkan.
1. Identifikasi Peluang Perbaikan yang Tepat
Salah satu manfaat utama dari benchmarking adalah kemampuannya untuk mengidentifikasi peluang perbaikan yang tepat. Dengan membandingkan kinerja dan proses bisnis dari perusahaan terbaik di satu industri, perusahaan dapat menemukan area di mana mereka dapat tumbuh dan berkembang.
2. Mengenali Kekuatan Kompetitor
Benchmarking membantu perusahaan mengenali kekuatan kompetitor dan mengintip strategi yang mereka jalankan. Dari proses ini, perusahaan bisa mempelajari hingga menduplikasi strategi yang membuat kompetitor meraih sukses.
3. Meningkatkan kinerja perusahaan
Setelah mengenali kekuatan kompetitor, perusahaan bisa terus meningkatkan kinerjanya. Perusahaan bisa membuat daftar hal- hal yang perlu dihentikan, dilanjutkan, atau dikembangkan.
Dengan cara ini, perusahaan bisa mengejar ketertinggalan dari pemimpin industri dan membuat perencanaan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Setelah mengetahui keunggulan kompetitor, selanjutnya adalah meningkatkan kinerja perusahaan. Cari tahu hal-hal apa saja yang sebaiknya dihentikan, dilanjutkan, ataupun dikembangkan.
4. Inovasi Melalui Adopsi Praktik Terbaik
Manfaat yang tak terbantahkan dari benchmarking adalah mendorong inovasi. Dengan memahami bagaimana organisasi lain menghadapi tantangan dan menciptakan solusi kreatif, perusahaan dapat merangsang ide baru dan mengadopsi inovasi untuk meningkatkan produk atau layanan mereka.
Hambatan yang Sering Muncul dalam Praktik Benchmarking
Meskipun praktek benchmarking menjanjikan manfaat yang besar, ada pula tantangan yang menjadi PR perusahaan. Dalam menjalankan perjalanan menuju keunggulan, kita perlu mengidentifikasi dan mengatasi hambatan-hambatan ini agar bisa meraih hasil yang optimal.
1. Kendala Mendapatkan Data yang Akurat dan Relevan
Salah satu hambatan utama dalam benchmarking adalah kesulitan mendapatkan data yang akurat dan relevan. Berkaitan dengan privasi data, perusahaan seringkali tidak membuka informasi tentang strategi mereka secara gamblang. Tujuannya tentu melindungi strategi mereka dari kompetitor di industri yang sama.
Untuk itu, tim perusahaan perlu melakukan segala upaya untuk melakukan riset mendalam dan membuat estimasi yang akurat terhadap strategi yang mereka jalankan.
2. Resistensi Terhadap Perubahan di Internal Perusahaan
Hambatan selanjutnya dalam benchmarking adalah resistensi terhadap perubahan di tim perusahaan. Karyawan mungkin merasa tidak nyaman atau khawatir tentang konsekuensi perubahan. Mengatasi hambatan ini memerlukan komunikasi yang efektif, pelibatan karyawan, dan pendekatan yang memperhatikan kebutuhan mereka.
3. Kesulitan Menemukan Perusahaan dengan Perbandingan yang Sesuai
Menemukan perusahaan yang sesuai untuk dibandingkan juga bisa menjadi tugas yang menantang. Setiap perusahaan memiliki konteksnya sendiri, dan mencari yang sebanding bisa sulit.
Untuk mengatasi hambatan ini, perusahaan bisa berfokus pada perusahaan yang menampilkan praktik terbaik dan memberi wawasan yang relevan sesuai kebutuhan. Tidak masalah juga jika perusahaan melakukan trial & error dengan satu dan dua perusahaan berbeda untuk menemukan mana yang lebih sesuai.
4. Risiko Kesalahan Interpretasi Data
Hambatan selanjutnya adalah kesalahan tim perusahaan dalam interpretasi data. Tanpa pemahaman yang tepat tentang konteks dan metode perbandingan, interpretasi data dapat menjadi bias atau mengarah pada kesimpulan yang tidak akurat. Meminimalkan risiko ini melibatkan penggunaan metodologi yang cermat dan analisis yang hati-hati.
Menelusuri Jenis-jenis Benchmarking
Untuk menjalankan praktik benchmarking dengan optimal dan menyeluruh, penting sekali untuk mengenali jenis- jenis benchmarking. Masing- masing jenis ini umumnya mempunyai ciri khasnya sendiri dan bisa memberikan wawasan yang berbeda.
1. Benchmarking Internal
Benchmarking internal melibatkan perbandingan kinerja dan praktik antara departemen atau unit di dalam perusahaan. Fokusnya adalah pada peningkatan efisiensi dan efektivitas internal. Ini adalah langkah pertama yang baik untuk mengidentifikasi peluang perbaikan di lingkungan internal sebelum melibatkan perbandingan dengan organisasi eksternal.
Benchmarking internal relatif mudah dilakukan dan membantu perusahaan untuk melakukan evaluasi yang efektif.
2. Benchmarking Eksternal
Benchmarking eksternal melibatkan perbandingan kinerja dan praktik perusahaan dengan perusahaan di luar di industri sejenis. External Benchmarking terbagi ke dalam dua jenis :
- Competitive Benchmarking : proses membandingkan antara perusahaan miliknya dengan perusahaan lain yang bertindak sebagai kompetitor utamanya.
- Non-competitive benchmarking: Proses membandingkan antara perusahaan milikinya dengan perusahaan lain dengan industri yang berbeda.
Selain dua jenis tersebut, Non-competitive benchmarking terbagi menjadi dua jenis lagi. Yang pertama adalah Functional non-competitive benchmarking, yaitu membandingkan fungsi yang sama dengan perusahaan berbeda di berbagai industri. Yang kedua adalah Generic non-competitive benchmarking, yaitu membandingkan proses fundamental bisnis yang dinilai sama di setiap perusahaan.
3. Functional Benchmarking
Benchmarking fungsional adalah proses perbandingan yang fokus pada perbandingan kinerja dan praktik terkait dengan fungsi atau proses tertentu di dalam perusahaan. Lingkup benchmarking ini mencakup perbandingan dalam hal keuangan, pemasaran, produksi, atau manajemen sumber daya manusia.
Jika kamu ingin memahami bagaimana fungsi kerja yang dilakukan perusahaan lain, kamu bisa menggunakan jenis benchmarking ini.
4. Strategic Benchmarking
Benchmarking strategis adalah pendekatan yang melibatkan perbandingan visi dan strategi jangka panjang perusahaan. Strategi ini melibatkan pemahaman tentang bagaimana organisasi lain merencanakan pertumbuhan dan kesuksesan jangka panjang.
Benchmarking ini juga membantu perusahaan menilai apakah strategi mereka konsisten dengan tren pasar dan mempersiapkan mereka untuk masa depan.
5. Process Benchmarking
Process Benchmarking adalah jenis benchmarking yang memfokuskan pada perbandingan langkah-langkah operasional atau proses bisnis secara spesifik. Strategi ini mencakup evaluasi mendalam tentang bagaimana suatu proses dijalankan dan bagaimana perbaikan dapat diterapkan.
Saat berjalan dengan efektif, penerapan strategi perbandingan ini bisa meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional .
6. Performance Benchmarking
Perusahaan juga bisa mencoba strategi Performance Benchmarking, yaitu membandingkan kinerja perusahaan dengan perusahaan lain. Dalam strategi ini, tim kerja bisa melakukan riset tentang produk dan jasa yang perusahaan lain jual, dan mencari tahu kinerja penjualannya.
Beberapa komponen yang dapat perlu diketahui antara lain harga produk, fitur, kualitas, hingga layanan keluhan pelanggan. Informasi ini akan sangat membantu untuk mengetahui kinerja yang efektif meningkatkan performa perusahaan.
7. Financial Benchmarking
Dengan membandingkan kekuatan finansial perusahaan dengan perusahaan lain, perusahaan akan semakin mudah memetakan anggaran biaya yang tepat. Nah, ini lah yang kita sebut dengan Financial Benchmarking.
Dalam strategi ini, tim perlu mengetahui kekuatan anggaran perusahaan lain. Selanjutnya, perusahaan bisa menyusun anggaran biaya yang sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan dan memetakan biaya sesuai kebutuhan.
Strategi Terukur dalam Melakukan Benchmarking
Melakukan benchmarking pada dasarnya bukan membuat perbandingan sederhana. Melainkan sebuah perjalanan yang memerlukan strategi yang matang. Dalam mencapai hasil optimal, berikut adalah beberapa strategi terukur yang dapat Anda terapkan :
1. Tentukan Tujuan dan Fokus yang Jelas
Langkah pertama adalah menentukan tujuan dan fokus yang jelas untuk praktek benchmarking. Apa yang ingin dicapai? Apakah fokusnya pada efisiensi operasional, peningkatan kualitas, atau inovasi?
Dengan memiliki tujuan yang jelas, organisasi dapat mengarahkan upayanya dengan lebih efektif.
2. Identifikasi dan Pilih Perusahaan Perbandingan dengan Cermat
Proses pemilihan perusahaan untuk tolak ukur perbandingan harus dilakukan dengan cermat. Pertimbangkan faktor-faktor seperti ukuran, industri, lokasi, dan praktik bisnis khusus. Mengevaluasi sejumlah organisasi sebelum memilih yang paling relevan akan membantu perusahaan mendapat wawasan yang sesuai dan hasil sesuai harapan.
3. Kumpulkan Data dengan Akurat dan Terperinci
Kualitas benchmarking sangat bergantung pada akurasi data. Pastikan data yang terkumpul akurat, terperinci, dan relevan dengan tujuan benchmarking. Sumber data dapat bervariasi, termasuk wawancara dengan stakeholder, analisis dokumen, atau penggunaan data industri yang tersedia.
4. Terapkan Metodologi Benchmarking yang Sesuai
Setiap jenis benchmarking memerlukan metode yang sesuai. Apakah itu benchmarking internal, eksternal, fungsional, atau strategis, pilih metode yang sesuai dengan tujuan dan cakupan perbandingan. Metode dapat mencakup pengukuran kuantitatif, analisis kualitatif, atau gabungan keduanya.
5. Analisis dan Proses Interpretasi Data
Langkah selanjutnya adalah melakukan analisis yang mendalam dan interpretasi yang bijak. Jangan hanya melihat angka-angka, tetapi juga cari pola, tren, dan hubungan yang bisa memberi wawasan strategis.
6. Identifikasi Peluang Perbaikan dan Inovasi
Penting untuk tidak hanya mengidentifikasi perbedaan, tetapi juga melihatnya sebagai peluang. Identifikasi peluang perbaikan dan inovasi yang muncul dari perbandingan. Pertanyaan seperti “Bagaimana kita bisa mengadopsi praktik terbaik ini?” bisa membantu kita ke langkah-langkah perbaikan.
7. Terapkan Perubahan dengan Pendekatan Bertahap
Implementasi perubahan harus dilakukan dengan hati-hati dan bertahap. Komunikasikan perubahan dengan baik kepada semua pemangku kepentingan, dan berikan dukungan yang dibutuhkan. Ini membantu mengurangi resistensi perubahan dan memastikan bahwa perubahan berdampak positif.
8. Evaluasi, Pantau dan Revisi Secara Berkala
Benchmarking bukan sebuah proses sekali jalan. Evaluasi dan revisi strategi secara berkala sering terjadi dalam aktivitas ini. Perusahaan perlu memastikan keterlibatan aktif tim dalam memantau proses secara berkala, melakukan evaluasi dan revisi sesuai kebutuhan.
Kenyataannya, pertumbuhan organisasi, perubahan industri, atau dinamika pasar bisa memerlukan penyesuaian dalam praktik benchmarking. Pastikan bahwa strategi tetap relevan dan efektif seiring waktu.
FAQ Seputar Benchmarking
Dalam menjalankan praktik benchmarking, seringkali muncul pertanyaan-pertanyaan umum yang perlu dijawab. Daftar FAQ berikut akan menjadi wawasan tambahan untuk Anda.
1. Apa Bedanya Antara Benchmarking Internal dan Eksternal?
Internal Benchmarking melibatkan perbandingan kinerja dan praktik di dalam lingkup organisasi atau perusahaan. Sedangkan External Benchmarking melibatkan perbandingan dengan organisasi atau perusahaan di luar. Benchmarking internal lebih fokus pada peningkatan efisiensi internal, sedangkan benchmarking eksternal menyediakan wawasan dari standar industri dan pesaing.
2. Bagaimana Cara Memilih Organisasi Perbandingan yang Tepat?
Pemilihan organisasi perbandingan memerlukan pertimbangan matang. Faktor seperti ukuran, industri, lokasi, dan praktik bisnis khusus perlu dipertimbangkan. Identifikasi organisasi yang memiliki kesamaan yang signifikan dengan tujuan dan konteks bisnis Anda.
3. Apa Metode Terbaik untuk Menganalisis Data Benchmarking?
Menganalisis data benchmarking memerlukan pendekatan yang holistik. Selain melihat angka-angka, Anda dapat mencari pola, tren, dan hubungan yang mungkin ada di balik data. Pemahaman konteks dan tujuan dalam strategi ini sangat penting untuk melakukan interpretasi data dengan bijak.
4. Berapa Sering Strategi Benchmarking Perlu Dievaluasi dan Diperbaharui?
Evaluasi dan pembaruan strategi benchmarking perlu dilakukan secara berkala. Pertumbuhan organisasi, perubahan industri, atau dinamika pasar biasanya membutuhkan penyesuaian dalam praktik benchmarking. Penting untuk memastikan bahwa strategi tetap relevan dan efektif seiring waktu.
5. Bagaimana Cara Mengukur Keberhasilan dari Praktik Benchmarking?
Keberhasilan praktik benchmarking dapat diukur melalui pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Metrik kinerja, efisiensi operasional, peningkatan kepuasan pelanggan, atau inovasi yang berhasil dapat menjadi indikator keberhasilan. Pastikan bahwa setiap perubahan yang diadopsi memberikan dampak positif yang terukur.
6. Apakah Benchmarking Cocok untuk Semua Jenis Perusahaan/ Organisasi?
Meskipun benchmarking adalah strategi yang efektif, mungkin tidak semua jenis organisasi akan cocok dengan praktik ini. Organisasi yang bersedia beradaptasi, belajar dari orang lain, dan terbuka terhadap perubahan biasanya lebih mampu mengambil manfaat dari strategi ini. Keputusan untuk menggunakan perbandingan tentunya harus berdasarkan pada tujuan dan kebutuhan unik organisasi.
Kesimpulan
Untuk pertumbuhan yang berkelanjutan, benchmarking adalah strategi yang penting untuk dijalankan sebuah perusahaan. Benchmarking bukan sekedar strategi untuk melakukan tolak ukur kinerja dan perbandingan semata, melainkan pemandu untuk perbaikan berkelanjutan, inovasi, dan adaptasi terhadap perubahan lingkungan bisnis.
Agar strategi ini berjalan dengan sukses ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Mulai dari menentukan perusahaan yang menjadi obyek perbandingan secara bijaksana, mengumpulkan informasi yang akurat dan mengidentifikasi peluang untuk perbaikan. Selain itu, pemilihan jenis-jenis strategi tolak ukur yang sesuai, pengumpulan data yang akurat, dan analisis data yang bijak menjadi langkah-langkah kunci dalam meraih manfaat optimal.
Pada akhirnya, benchmarking bisa menjadi langkah penting bagi organisasi yang menginginkan pertumbuhan berkelanjutan dan keunggulan kompetitif di pasar yang berkembang dengan dinamis.
