Di dunia bisnis era modern yang semakin kompetitif, efisiensi kinerja bisnis merupakan kunci keberhasilan. Tim penjualan di suatu bisnis berlomba-lomba untuk menarik calon pelanggan agar dapat berkomunikasi dengan mereka lewat saluran komunikasi, melakukan promosi, hingga dapat melakukan konversi penjualan dengan cepat dan efisien.
Salah satu cara untuk mencapai efisiensi tersebut adalah dengan menerapkan sales automation menggunakan software CRM yang mendukung proses membuat chatbot WhatsApp.
Nah, sebenarnya bagaimana proses otomatisasi yang terjadi dalam proses penjualan dan bagaimana CRM membantu tim penjualan mewujudkan sales automation? Artikel ini akan membahas tentang poin-poin tersebut, jadi simak terus ya!
Tentang Sales Automation dan CRM
Sales automation adalah salah satu strategi jitu dalam digital marketing yang sering para pelaku bisnis masa kini manfaatkan untuk meningkatkan volume penjualan bisnis mereka.
Sementara itu, Customer Relationship Management atau yang populer dengan istilah CRM, strategi lain dari digital marketing yang sangat penting dalam menjaga hubungan antara bisnis dengan pelanggan. Kombinasi penggunaan dua strategi ini tentunya akan membawa manfaat bagi bisnis yang menjalankannya secara optimal.
Definisi Sales Automation
Melansir dari situs MySkill, sales automation adalah penggunaan perangkat lunak dan teknologi untuk mengotomatiskan proses penjualan yang berulang dan memakan waktu. Fungsinya adalah untuk meringankan pekerjaan administratif tim penjualan, sehingga mereka dapat lebih berkonsentrasi pada kegiatan yang mendatangkan penjualan. Proses otomatisasi ini meliputi berbagai tugas seperti pelacakan prospek, manajemen hubungan pelanggan (CRM), email marketing, dan analisis penjualan.
Umumnya, sales automation menggunakan software yang dirancang untuk mengotomatiskan berbagai tugas dalam proses penjualan. Sales automation software membantu menangani calon pelanggan yang memulai percakapan di saluran komunikasi bisnis, mengirimkan faktur penjualan secara otomatis kepada pelanggan, mengirim pesan tindak lanjut kepada pelanggan untuk mendorong pembelian, serta menganalisis kinerja penjualan.
Definisi CRM
Sementara itu, melansir dari dailysocial, CRM adalah salah satu metode bisnis yang perusahaan terapkan untuk memperkuat hubungan mereka dengan pelanggan. Beberapa tindakan yang dilakukan meliputi pengelolaan interaksi dengan pelanggan, serta pengumpulan dan analisis informasi tentang mereka dan interaksi mereka dengan perusahaan.
Untuk mengimplementasikan CRM, perusahaan memerlukan suatu sistem yang mendukung kegiatan manajemen hubungan pelanggan, atau yang populer sebagai sistem CRM. Sistem CRM adalah kumpulan teknologi, proses, dan strategi yang perusahaan gunakan untuk meningkatkan loyalitas pelanggan mereka.
Salah satu sistem CRM adalah software yang memiliki berbagai fitur untuk menjaga interaksi antara bisnis dengan pelanggan. Sales automation software merupakan salah satu bagian dari software CRM karena berisi berbagai fitur yang memudahkan proses otomatisasi penjualan.
CRM memiliki beberapa fungsi utama yang dapat memudahkan proses sales automation:
- Manajemen Kontak: Software CRM memiliki fitur yang mengelola informasi kontak dan menyimpan riwayat interaksi antara bisnis dengan calon pelanggan dan pelanggan.
- Otomatisasi Tugas: CRM membantu mengotomatiskan tugas-tugas berulang seperti follow-up email dan membuat faktur secara otomatis.
- Pelacakan Penjualan: Sales automation software membantu tim penjualan untuk melihat sudah sejauh mana proses penjualan berjalan pada pelanggan tertentu dan memberikan masukan yang membangundi dalam tim internal agar kinerja tim penjualan bisa meningkat.
- Analitik dan Laporan: Software CRM mengolah data sehingga menjadi data analitik dan laporan. Berdasarkan data tersebut, para pengambil keputusan di dalam bisnis tersebut dapat merumuskan strategi penjualan yang lebih baik.
Langkah-Langkah Dasar dan Penerapan Sales Automation di Indonesia
Seperti yang Panda jelaskan, sales automation dan CRM merupakan strategi yang saling terkait satu sama lain dan saat ini kerap kali memanfaatkan teknologi software untuk menjalankan strategi-strategi tersebut. Lalu, bagaimanakah dasar-dasar membangun sales automation dengan software CRM dan penerapannya di perusahaan-perusahaan di Indonesia?
5 Langkah Dasar Membangun Sales Automation dengan Software CRM
1. Identifikasi Kebutuhan Bisnis
Sebelum memulai implementasi, penting untuk mengidentifikasi kebutuhan spesifik sebuah bisnis. Proses identifikasi ini meliputi pertanyaan-pertanyaan seperti ‘apa saja proses penjualan yang bisa diotomatisasi?’, ‘apa tujuan utama dari otomatisasi penjualan bagi bisnis tersebut?’, dan masih banyak lagi. Proses identifikasi ini akan membantu sebuah bisnis untuk menentukan fitur-fitur yang mereka butuhkan dalam software CRM.
2. Pilih Software CRM yang Tepat
Setelah mengetahui kebutuhan bisnis dan aspek-aspek penjualan apa saja yang bisa diotomatisasi, langkah berikutnya adalah memilih software otomatisasi penjualan yang tepat. Pastikan fitur-fitur yang ada di software tersebut mendukung aspek-aspek penjualan yang ingin diotomatisasi bisnis tersebut. Beberapa fitur yang biasanya ada dalam software tersebut antara lain:
- Manajemen kontak dan prospek
- Otomatisasi email dan follow-up
- Penggunaan chatbot
- Pelacakan aktivitas penjualan
- Analitik dan laporan penjualan
3. Integrasi dengan Sistem yang Ada
Integrasi adalah langkah penting lainnya. Pastikan software CRM yang dipilih dapat terintegrasi dengan sistem lain yang sudah perusahaan gunakan, seperti media sosial, email marketing, messaging app, dan lainnya. Integrasi ini akan memastikan data yang konsisten dan meminimalkan kesalahan saat proses penjualan terjadi.
Integrasi dengan Email Marketing
Mengintegrasikan CRM dengan sistem email marketing memungkinkan bisnis mengirimkan pengiriman email secara otomatis kepada calon pelanggan berdasarkan respons yang dikirimkan mereka. Misalnya, jika seorang calon pelanggan membuka email tertentu, CRM dapat otomatis mengirimkan email lanjutan yang relevan.
Integrasi dengan Chatbot
Dengan mengintegrasikan chatbot di dalam software CRM untuk terlibat dalam proses otomatisasi penjualan, tim penjualan dapat memberikan respons yang cepat kepada setiap calon pelanggan yang menghubungi via chat. Pada akhirnya, pemanfaatan chatbot akan membantu meningkatkan konversi penjualan.
4. Pelatihan Tim Sales
Setelah implementasi software CRM, langkah selanjutnya adalah melatih tim penjualan untuk menggunakan sistem tersebut. Melalui proses ini, masing- masing individu anggota tim akan dapat memanfaatkan fitur-fitur CRM dengan optimal.
Pelatihan Dasar
Dalam pelatihan dasar, anggota tim akan mengenali fungsi-fungsi utama CRM, cara memasukkan dan mengolah data, serta cara menggunakan alat otomatisasi.
Pelatihan Lanjutan
Usai pelatihan dasar, anggota tim penjualan dapat meneruskan ke pelatihan lanjutan. Pelatihan ini mencakup strategi penggunaan CRM untuk meningkatkan konversi penjualan, analisis data penjualan, dan pengoptimalan kampanye marketing.
5. Monitor dan Evaluasi
Langkah terakhir adalah memonitor dan mengevaluasi kinerja maupun strategi otomatisasi yang telah diimplementasikan. Gunakan data analitik dan laporan yang ada di software CRM untuk melihat apakah target penjualan tercapai dan apakah ada aspek-aspek dalam alur penjualan yang perlu diperbaiki.
Penerapan Sales Automation dengan Software CRM di Indonesia
Nyatanya, beberapa perusahaan di Indonesia telah sukses menerapkan sales automation menggunakan software CRM. Perusahaan-perusahaan tersebut antara lain:
- Shopee: Sebagai salah satu perusahaan e-commerce terbesar di Indonesia, Shopee memanfaatkan CRM untuk mengirimkan pesan terpersonalisasi berupa promo kepada pengguna setia Shopee. Hal ini dilakukan agar dapat meningkat meningkatkan konversi penjualan produk melalui aplikasi Shopee.
- Tiket.com: Sebagai salah satu platform penjualan tiket online yang populer di Indonesia. Tiket.com memanfaatkan CRM untuk sales automation, yaitu dengan mengirimkan pesan otomatis mengenai proses transaksi saat pelanggan membeli tiket, hingga penerbitan tiket langsung ke kontak WhatsApp pelanggan. Hal ini mendukung kenyamanan pelanggan dalam bertransaksi.
- Edufund: Startup di bidang penyelenggaraan dana pinjaman untuk kebutuhan pendidikan ini memanfaatkan integrasi CRM dengan sistem chatbot untuk memberikan informasi mengenai status pinjaman, mengirimkan follow-up tagihan yang perlu dibayarkan tiap bulannya kepada pelanggan, dan melayani pertanyaan-pertanyaan umum yang ditanyakan calon pelanggan dan pelanggan. Hal ini dilakukan agar menihilkan risiko gagal bayar yang dilakukan pelanggan kepada lembaga keuangan tersebut.
Pada akhirnya, sales automation dengan menggunakan software CRM adalah langkah strategis untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas tim penjualan. Dengan mengikuti lima langkah dasar yang telah dijelaskan di atas dan mengetahui banyak perusahaan besar telah menerapkan otomatisasi penjualan menggunakan software CRM, diharapkan banyak perusahaan yang terinspirasi untuk membangun sistem penjualan otomatis yang solid demi mendukung pertumbuhan bisnis perusahaan tersebut. Dengan menerapkan sales automation, perusahaan tidak hanya dapat meningkatkan efisiensi tetapi juga memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik.
